Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR)

Inleiding

Sinds 25 mei 2018 ging het nieuwe wettelijke kader van de AVG of de Algemene verordening Gegevensbescherming (beter bekend in het Engels als de GDPR of General Data Protection Regulation) van kracht. Als onderzoekbureau is dit ook voor Day One van belang. Om mensen te kunnen bevragen registreren we hun e-mail adres.

Hieronder wordt uitgelegd hoe dat betrekking heeft op Day One en hoe we hiermee omgaan. We willen ook in de toekomst mensen blijven bevragen maar uiteraard in alle transparantie en enkel mits goedkeuring van de respondenten.

De AVG / GDPR voor Day One

Day One gebruikt enkel adressen van personen die zelf inschreven via de websites DayOne.be, Meewerken.be of Participer.be. Deze websites zijn allemaal eigendom van Day One en worden door Day One beheerd.

Bij inschrijving worden volgende gegevens geregistreerd en bijgehouden:

• Postcode

• Gemeente

• Land

• E-mail adres

• Geboortejaar

• Geslacht

Het invoeren van deze gegevens is in het registratieformulier niet verplicht. Dit houdt in dat de inschrijver vrij is om te beslissen welke gegevens hij/zij wenst in te voeren en welke niet. Day One registreert enkel e-mail adressen. Er wordt verder geen contactinformatie bijgehouden (naam, telefoonnummer of adresgegevens).

Daarnaast kan bij inschrijven worden aangegeven aan welke projecten men wenst deel te nemen. Alle inschrijvers hebben specifiek hun goedkeuring gegeven om gecontacteerd te worden met de uitnodiging om deel te nemen aan onderzoeksprojecten. Deze goedkeuring kan ten allen tijde worden ingetrokken op eenvoudig verzoek via e-mail of via de “uitschrijven” knop in elke uitnodigingsmail.

Day One bewaart deze gegevens om bij aanvang van onderzoeksprojecten de inschrijvers te kunnen uitnodigen voor deelname. De basisgegevens die naast het e-mail adres worden gevraagd en geregistreerd dienen om een eerste selectie mogelijk te maken zodat niet iedereen altijd een uitnodiging ontvangt. Soms is een bepaald project niet van toepassing voor iedereen omdat er bijvoorbeeld criteria zijn voor leeftijdsgroepen of regio’s.  

Overdragen van gegevens aan derden:

• Day One levert geen e-mail adressen aan derden. Alle persoonlijke informatie van de inschrijver blijft bij Day One behouden en wordt enkel aangewend voor projecten van Day One.

• Sommige databank bestanden worden online bewaard door derde partijen, bijvoorbeeld door de leverancier van de online bevragingsmodule. Voor deze bewaring zijn alle leveranciers conform de nieuwe wetgeving en hebben bevestigd deze te zullen toepassen. Met deze leveranciers werd reeds een DPA (Data Processing Agreement) afgesloten. De toegang tot deze data werd beperkt tot één persoon binnen Day One.

• Day One gebruikt gegevens aangeleverd van derden enkel voor het betrokken project. Dit kan bijvoorbeeld zijn dat een klantenbestand wordt aangeleverd door de opdrachtgever voor een klantentevredenheidsonderzoek. In dat geval zal Day One uitdrukkelijk de goedkeuring vragen van de opdrachtgever en de specifiek betrokken procedures opvragen die door deze opdrachtgever in dit kader worden gehanteerd. Na afloop van het project zal Day One deze gegevens verwijderen van alle gegevensdragers. Er zijn twee uitzonderingen op deze regel:

o De aangeleverde contactpersoon was reeds persoonlijk ingeschreven bij Day One, vooraf aan het project

o De aangeleverde contactpersoon heeft na deelname aan het project zelf ingeschreven bij Day One

De inschrijver kan ten allen tijde uitschrijven uit het bestand. Dit kan eenvoudig door een mail te sturen aan info@DayOne.be met de vraag om uit te schrijven of via de link in elke uitnodigingsmail (Uitschrijven/Unsubscribe). De inschrijver kan ten allen tijde opvragen welke informatie er door Day One wordt bijgehouden.

Klachtenprocedure:

Wanneer de inschrijver een klacht wenst te sturen kan dit best per e-mail aan info@DayOne.be. Bij elke klacht wordt er nagegaan of er eventueel sprake is van een data-inbreuk. Indien dit het geval is wordt dit conform de wetgeving gemeld aan de Belgische Privacy Commissie. Indien er geen sprake is van een data-inbreuk zal Day One contact opnemen met de betrokkene om te bekijken wat de klacht juist inhoudt en wat de betrokkene wenst wat er gebeurt. Indien de betrokkene wenst dat haar/zijn gegevens worden aangepast of verwijderd uit de bestanden zal Day One hier onmiddellijk toe overgaan.